Il potere della semplicità in azienda: 3 regole per non complicare le cose

Il potere della semplicità potrebbe essere riassunto un una massima: "La semplicità è la massima sofisticazione". Dopo quasi vent'anni nel mondo delle aziende, dalle multinazionali alle PMI, questa è uno dei concetti che mi è rimasto più impresso e che riassume un po' il successo delle imprese.

Niente filosofie orientali o nuove mode, ma gli insegnamenti tratti da "The power of simplicity" (Mc Graw Hill, 1998) di Jack Trout (il coautore del popolarissimo "Le 22 leggi del marketing"). È un testo che -seppur pubblicato vent'anni fa- mantiene intatto il suo messaggio e anzi si rafforza: è un libro che ogni manager dovrebbe tenere sul proprio comodino. Purtroppo non è stato tradotto in italiano, e proprio per questo ne consiglio la lettura a chi volesse avere "un'arma segreta" in più.

La tecnologia -afferma Trout- in questi anni ha facilitato molti processi e connessioni, ma allo stesso tempo ha generato una quantità impressionante di informazioni che spesso "mettono tutti KO". Da lì la necessità di aggiornare costantemente, infinitamente le nostre conoscenze e/o affidarsi a consulenti per tentare di addentrarsi in ambiti sconosciuti e complessi.

Perché allora tutto è così maledettamente complicato, se poi si dice che il mondo del business ha in fondo poche semplici regole? Perché c'è chi complica ciò che è semplice? Trout afferma che il problema sta nel fatto che molti, perché gli altri li ammirino e li ascoltino, si sono dedicati a complicare le cose. Sicuramente perché non erano del tutto sicuri di ciò che dicevano o perché, siccome non potevano spiegarlo del tutto, lo facevano in modo complesso e così si supponeva sapessero di più.

La semplicità è temuta perché la gente ha paura di essere giudicata come "facilone", "riduttivo" eccessivamente semplice, appunto. Non è necessario essere esperti in tutto per poter prendere decisioni, ma spesso il "senso comune" è l'arma più efficace per soluzioni e conflitti e va a braccetto con il concetto di semplicità. Le aziende spesso si sbagliano quando basano le proprie decisioni su ricerche ed analisi che cercano di interpretare tendenze future, quando realmente afferma Trout, nessuno lo sa realmente, anche se molti pretendono far credere che lo sappiano. Accettiamo, dunque, che essere semplici non è né buono né cattivo, e che dire "non ho capito" è sintomo di intelligenza.

«È inutile fare con più ciò che si può fare con meno». (Guglielmo di Occam)

Tre concetti fondamentali sul potere della semplicità:

• Filtrare tutto. Il trucco perché la mente lavori a massima velocità ed efficienza è ridurre l'informazione e la forma. Per farlo occorre accettare che non si può assorbire tutto ciò che uno crede e vorrebbe. Una volta superato questo scoglio mentale -perché ammettiamolo quello è- tutto diventa più facile. Questa mail, report, informazione ha senso per me? C'è una ragione perché io debba leggerla? Chi me la manda? Cosa vuole ottenere? Sono queste domande che permettono filtrare tutto, a monte, i messaggi solo delle persone e dei clienti chiave.

• Linguaggio semplice. I testi devono essere scritti in modo molto chiaro, pensato e diretto, altrimenti vuol dire che i concetti non lo sono altrettanto. Trout afferma che la complessità è alla base del business dei pessimi consulenti, perché i consulenti devono semplificare cosa gli chiede l'azienda e non confondere per proteggere la propria parcella... Ma questo lo dice Trout (non io si badi bene, nda).

• Poche idee, chiare e focalizzate. Perdere tempo in pianificazioni a lungo raggio e partorire documenti infiniti basati su "mission" aziendali, che disegnano scenari futuribili precisi è -afferma Trout- una perdita di tempo. È evidente che un'azienda ipotizzi scenari, ma basta andare a vedere qualche "piano strategico" di anni addietro per capire come siano talvolta fini a se stessi. Come diceva Malcom Forbes "chi dice che gli uomini di business parlano di fatti non ha mai letto proiezioni a posteriori di cinque anni".

Nonostante la complessità delle aziende e dei mercati (in fondo ci sono "leggi" molto semplici, se i clienti ci seguono o meno, che i concorrenti sono sempre in guerra, che bisogna differenziarsi costantemente e che le idee più semplici spesso sono quelle che trionfano) un invito al semplificare le cose complesse, ma soprattutto non complicare quelle semplici.